04 Feb 2022

Meno tempo, più produttività con i flussi EDI nei magazzini logistici Torello

 

Intervista a Tommaso Santoro, IT Manager.

 

Cosa è importante nella logistica? Il tempo.
I non addetti ai lavori spesso ignorano ciò che viene prima del trasporto e della consegna delle merci ma è nel magazzino logistico che si concentrano la maggior parte delle attività che decreteranno l’esito dei tempi della distribuzione.

 

Entriamo in un magazzino di logistica, vi mostriamo quanto la tecnologia ha impattato su attività che in passato venivano svolte “a mano”. (Vi spoileriamo che, in funzione di quella sostenibilità di cui tanto parliamo, quelle persone vengono indirizzate verso altre attività meno meccaniche, più in linea con le proprie competenze).

 

Il nostro IT Manager Tommaso Santoro ci spiega il complicato mondo dei flussi logistici.
Gli abbiamo rivolto alcune domande per capire come, dalla nascita della richiesta sul sistema gestionale del nostro cliente – o fornitore -, abbiamo già tutto ciò che ci occorre per eliminare la parte cosiddetta “fisica” del lavoro. Parliamo dei flussi EDI che consentono, in modo automatico, uno scambio di dati tra Torello – Clienti – Fornitori e di come la loro condivisione tra i soggetti coinvolti in una spedizione consenta di ottimizzare e pianificare meglio tutto il flusso logistico.
I sistemi di interscambio EDI – Electronic Data Interchange – sono vere e proprie piattaforme di visibilità in tempo reale dove l’integrazione consente un collegamento diretto tra i dati di ciascun partner commerciale.

 

Tommaso, quando parte il processo di integrazione dati?

Dalla spedizione. In pratica, la spedizione inserita sul sistema del cliente viene trasferita informaticamente a Torello. Successivamente viene importata sul nostro TMS permettendo di gestire la fase di verifica merce e controllo informazioni in modo più celere. Questo processo rende possibile la tracciabilità della merce controllandone i vari stati, inoltri e consegne, automaticamente. È un’operazione che permette di ottimizzare, lato cliente e fornitore, tutta la parte di customer service con una riduzione delle tempistiche di risposta che si attesta sul 75%.

 

Con i sistemi EDI quali sono le fasi del processo di lavoro?

Occorre fare una distinzione tra FTL e LTL (distribuzione primaria e secondaria ndr).
Per quanto riguarda l’LTL, nel momento in cui il mezzo parte dal magazzino cliente, in automatico ci ritroviamo all’interno del sistema gestionale già tutte le spedizioni. All’arrivo della merce verifichiamo che il contenuto della bolla sia corretto (perfetta corrispondenza tra pedane, pallet, chili, mittente e destinatario), valutiamo le informazioni e le trasferiamo al magazziniere che già in fase di scarico riesce, movimentando la merce solo una volta, ad etichettarla ed instradarla alle corsie definite.
Immaginate invece scaricare 30/40 pallet, sconosciuti ed anonimi, inserire i dati a sistema, stampare le etichette, suddividerle, ripassarle al magazziniere e poi iniziare a spostare sulla linea: i tempi si dilaterebbero enormemente.

 

Per l’FTL, attività diversa dalla precedente, la procedura è differente poiché non vedendo fisicamente la merce non riportiamo quanto scritto sull’ordine ufficiale di carico ma prendiamo i file dai loro TMS verificando la correttezza delle informazioni.
Queste sono le attività che facciamo quando siamo sia clienti che fornitori. In entrambi i casi abbiamo sviluppato anche un’altra integrazione: la condivisione GPS dei mezzi. Noi, ed a sua volta il nostro fornitore condividiamo, attraverso l’utilizzo di tracciati informatici, le posizioni GPS della loro merce integrandoli con vari portali.

 

E se questo processo di lavoro non fosse interconnesso?

Innanzitutto l’83% delle spedizioni che gestiamo sulle filiali di distribuzione sono tutte interconnesse ma se non ci fosse questa integrazione il personale dovrebbe essere del 30/40% in più e i tempi, più lunghi, influirebbero direttamente su transit-time, cut-off e quindi consegne just in time. Sarebbe un problema, sia per la merce a temperatura controllata che per la merce secca, in particolare nella GDO che impone degli slot orari molto tassativi.

 

Perché integrare il sistema EDI in azienda?

Il nostro obiettivo è spingere sull’integrazione perché sfruttando la tecnologia che oggi utilizziamo per Torello ci proponiamo ai clienti, soprattutto ai più piccoli che non sono organizzati in questo senso, come tutor/consulenti in modo che possano sviluppare le interfacce sul loro gestionale a carico nostro.
Ad oggi sulle filiali di distribuzione – a differenza dell’FTL – l’LTL conta un numero elevato di spedizioni: ogni giorno, ogni filiale gestisce mediamente dalle 400 alle 500 spedizioni, mentre l’FTL nella totalità mensile ne gestisce 15mila circa.
Nel caso dell’ LTL calcoliamo 500 spedizioni per ogni filiale – per un totale di 5 filiali abbiamo 2500 spedizioni che si traducono alla fine del mese in numeri quintuplicati – e sarebbe impossibile inserire tutto a mano, soprattutto per quanto riguarda i tempi. Come detto in precedenza bisogna scaricare, fare cross docking e successivamente fare ventilazione o caricare direttamente per poi andare in distribuzione.

 

Integrazione dati, un risparmio quindi in termini di tempo, risorse e costi?

Si. Sia per il cliente che per noi.
Al cliente garantiamo una riduzione dell’errore, dunque maggior controllo per due motivi. Il primo è che utilizzando il sistema EDI forniscono la loro chiave del sistema – numero d’ordine – riportato in fattura, che matchando con i lori sistemi, potrebbe chiudere le fatture automaticamente; il secondo riguarda la parte di tracking con la quale vado a verificare e ricercare agevolmente una spedizione utilizzando questo riferimento.

 

Per noi, inoltre i flussi EDI hanno un maggiore impatto anche sulla parte dell’WMS (Warehouse Management System) dei magazzini logistici. Ad oggi importare le richieste di uscita e ingresso, permette – oltre al numero di magazzinieri e personale d’ufficio ridotto – di evitare la stampa della documentazione da distribuire ai magazzinieri a cui grazie alla radiofrequenza e agli scambi EDI il sistema fornisce il percorso più breve da fare all’interno del magazzino.
In sintesi, quando si prelevano articoli o pallet all’interno del magazzino, il WMS che ha ricevuto le informazioni, riduciamo il tragitto ed utilizziamo le posizioni più consoni per la merce.

 

Abbiamo investito molto sulla gestione digitale, implementare un sistema di questo tipo consente di risparmiare la risorsa più preziosa per la logistica: il tempo. Più tempo per pianificare i mezzi significa maggior organizzazione che si traduce in maggior produttività. Il nostro approccio digitale permette di automatizzare tutti i flussi operativi, riducendo errori umani e tempi di esecuzione.
Come diciamo sempre, la logistica vuole tutto e subito.

 

tntorello.com